راهنمای استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
یکی از انواع دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک، دستگاه‌های اثر انگشتی است که به دلیل امنیت و سرعت بالا در ثبت و مدیریت تردد از محبوبیت ویژه‌ای برخوردار است. اساس کار دستگاه‌های اثر انگشتی استفاده از فناوری اسکن اثر انگشت برای احراز هویت افراد است به این صورت که اثر انگشت، توسط اسکنر ضبط و با داده‌های ثبت شده دردستگاه مقایسه شده و از ورود افراد ناشناس جلوگیری می‌شود. در ادامه قصد داریم به بررسی جزئیات و چگونگی کار با دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی بپردازیم.
اجزای دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی
- سنسور اثر انگشت:اصلی‌ترین قسمت دستگاه که عملیات اسکن و شناسایی اثر انگشت توسط آن انجام می‌شود.
- صفحه نمایش: صفحه نمایش در واقع نوعی رابط کاربری بین دستگاه و کاربر است که برای نمایش منو و تنظیمات دستگاه است.
- صفحه کلید: کلیدها تعبیه شده روی دستگاه برای استفاده از گزینه‌های منو دستگاه و انجام تنظیمات دستگاه هستند. برخی از آن‌ها دکمه‌های عملیاتی دستگاه هستند. صفحه کلید دستگاه می‌تواند مکانیکی یا لمسی باشد.
- پورت: دستگاه حضور و غیاب با توجه به مدل آن دارای یک یا چند پورت است که برای تخلیه دستگاه، اتصال به منبع تغذیه و ارتباط با سیستم کامپیوتری مورد استفاده قرار می‌گیرد. پورت LAN، USB، سریال و WIFI رایج‌ترین پورت های مورد استفاده هستند.
- منبع تغذیه: برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب دارای یک منبع تغذیه (باطری یا UPS)هستند و امکان استفاده از دستگاه در هنگام قطع برق فراهم می‌شود.
نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی:
نصب و راه‌اندازی دستگاه، یکی از مهمترین فاکتورها برای استفاده بهینه از دستگاه است. در صورت عدم نصب صحیح دستگاه، عملکرد دستگاه با اختلال مواجه خواهد شد.
- محل نصب: دستگاه باید در محلی نصب شود که عاری از هرگونه آلودگی، رطوبت و تابش مستقیم نور خورشید باشد. به عنوان مثال نصب دستگاه در محیط‌های صنعتی که ذرات چربی و آلودگی زیاد است یا وجود رطوبت بالا در محیط ممکن است به قطعات داخلی دستگاه آسیب برساند و عملکرد دستگاه مختل شود. همچنین تابش مستقیم نور خورشید به دستگاه به مدت طولانی منجر به اختلال در عملکرد اجزای داخلی دستگاه می‌شود.
- تنظیمات اولیه و پیکربندی دستگاه: تنظیمات و کانفیگ اولیه دستگاه باید توسط کارشناس مربوطه انجام شود. تعریف انواع شیفت کاری، تنظیم زبان، تاریخ و ساعت و … از مهمترین تنظیمات دستگاه هستند. تنظیم IP دستگاه از طریق منو تنظیمات و اطمینان از اینکه دستگاه در رنج آی پی مورد نظر قرار گرفته است.
- اتصالات: اتصال دستگاه به منبع تغذیه یا اتصال دستگاه با نرم افزار حضور و غیاب با استفاده از کابل شبکه از مهمترین اتصالات دستگاه ساعت زنی محسوب می‌شود.
به طور کلی مراحل نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب شامل نصب در محل مناسب، راه اندازی اولیه‌ی نرم افزار ( تهیه سیستم کامپیوتری با آپشن‌های مورد نیاز برای نصب نرم افزار)، تعریف پرسنل در دستگاه ( وارد کردن اطلاعات به صورت فایل اکسل)، تنظیم ساعت ورود و خروج، حداقل زمان مجاز اضافه کار و کسر کار تنظیم شیف کاری در نرم افزار حضور و غیاب است.
مراحل اصلی ثبت اثر انگشت و تعریف پرسنل در دستگاه ساعت زن
برای امکان استفاده از دستگاه برای ثبت و مدیریت تردد پرسنل، بعد از تنظیمات اولیه و راه‌اندازی دستگاه باید پروفایل اطلاعات پرسنل در دستگاه ساخته شود. به این منظور از طریق منوی دستگاه و گزینه تعریف کاربر جدید، اقدام به ثبت اسم پرسنل و اختصاص یک شماره کاربری برای شخص می‌کنیم. در مرحله بعد باید به ازای هر پرسنل اقدام به ثبت یک یا چند اثر انگشت کنیم. بسته به ظرفیت دستگاه، می‌توان الگوی اثر یک یا چند انگشت پرسنل در دستگاه ثبت شود.
چگونگی قرار گرفتن سطح انگشت روی سنسور دستگاه حضور و غیاب، میزان فشار، دمای محیط و … همگی از عوامل تاثیر‌گذار در ثبت دقیق اثر انگشت و عملکرد صحیحی سنسور دستگاه احراز هویت اثر انگشتی است. برای شروع موفقیت آمیز کار با دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، ابتدا باید از ثبت یک الگوی اثر انگشت عالی و بدون نقص در دستگاه مطمئن شوید. بنابراین هنگامی که برای اولین بار اقدام به گرفتن الگوی اثر انگشت می‌کنید، اطمینان پیدا کنید که انگشتان کاربر تمیز و گرم هستند.
مراحل ثبت الگوی اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب
معمولا به منظور جلوگیری از آسیب دیدن اسکنراثر انگشت دستگاه در حین حمل و نقل، یک برچسب شفاف بر روی آنقرار داده شده است که باید پیش از استفاده از آن جدا شودو سطح اسکنر به خوبی با یک دستمال فایبر تمیز شود. در دومین گام با استفاده از کلیدهای دستگاه ( اگر صفحه نمایش دستگاه تاچ نیست) وارد منوی دستگاه شده و گزینه کاربر جدید را انتخاب نمائید.
بر روی صفحه نمایش دستگاه الگویی از دو دست بر روی صفحه دستگاه نشان داده شده که شما می‌توانید انگشت مورد نظر برای ثبت اثر انگشت انتخاب کنید. پیشنهاد می‌کنیم بیش از یک انگشت را برای ثبت الگو انتخاب کنید تا در صورت آسب دیدگی انگشت بتوان از انگشت دیگر استفاده کرد. در حین ثبت الگو توجه کنید که انگشت در محل درست قرار گیرد و فشار لازم آورده شود. توجه کنید نوک انگشت کاملا با سطح اسکنر در تماس بوده و از حرکت دادن انگشت در حین ثبت الگو بپرهیزید.
نکات مهم:
- در هنگام ثبت اثر انگشت، از پرسنل بخواهید تا انگشت خود را به طور کامل بر روی سنسور قرار دهند.
- برای افزایش دقت، از پرسنل بخواهید تا از زوایای مختلف انگشت خود را بر روی سنسور قرار دهند.
- در صورت وجود مشکل در ثبت اثر انگشت، می‌توانید از سایر انگشت‌های پرسنل استفاده کنید.
- به طور مرتب از اطلاعات حضور و غیاب پرسنل نسخه پشتیبان تهیه کنید.
- برای دقت و عملکرد بهتر، اسکنر اثر انگشت را به طور منظم با یک پارچه نرم و خشک تمیز کنید.
- برای جلوگیری از مشکلات احتمالی، بهتر است از هر کاربر حداقل دو اثر انگشت (از دو دست مختلف) ثبت کنید.
- اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار دستگاه به روز است تا از تمامی قابلیت‌ها و رفع اشکالات بهره‌مند شوید.
نگهداری و پشتیبانی فنی دستگاه:
- بازبینی دوره‌ای: به صورت دوره‌ای اتصالات و عملکرد دستگاه را بازبینی کنید تا از سلامت و دقت آن اطمینان حاصل کنید.
- به‌روزرسانی نرم‌افزار: نرم‌افزار دستگاه را به‌روزرسانی کنید تا از جدیدترین امکانات و رفع مشکلات بهره‌مند شوید
- راهنمای استفاده: معمولا به همراه هر دستگاه یک دفترچه راهنما برای آموزش استفاده صحیح از دستگاه قرار دارد. همچنین فایل‌های آموزشی که توسط کمپانی ارائه دهنده دستگاه ارائه می‌شود منابع خوبی برای استفاده صحیح از دستگاه است. می‌توانید به بخش انجمن وب سایت ارائه دهنده محصول مراجعه کنید و سوالات و مشکلات متداول در استفاده از دستگاه حضور و غیاب استفاده کنید.
- تعمیرات تخصصی: در صورت بروز هرگونه مشکل در استفاده از دستگاه با واحد پشتیبانی مرکز فروش دستگاه حضور و غیاب تماس بگیرید. در صورتی که مشکل نرم افزاری باشد معمولا از طریق ریموت و به صورت آنلاین امکان حل مشکل وجود دارد اما در صورت مشکلات سخت افزاری نیاز به مراجعه حضوری کارشناس مربوطه به محل یا ارسال دستگاه به شرکت ارائه دهنده خدمات است.
مراحل تمیز کردن دستگاه حضور و غیاب:
- جدا کردن دستگاه از منبع تغذیه
- یک پارچه بدون پرز بهترین گزینه دستمال میکرو فایبر هستند را با (1-2 میلی لیتر) اتانول در غلظت 75٪ مرطوب کنید.
- به آرامی دستمال آغشته به مواد پاک‌کننده مجاز بر روی سطح سنسور اثر انگشت بکشید.
- مراحل قبلی را تکرار کنید تا حسگر اثر انگشت کاملا تمیز شود (مطمئن شوید که هیچ محلولی روی سطح حسگر باقی نماند)
- فرآیند تمیز کردن پس از خشک شدن حسگر اثر انگشت بیومتریک کامل شده و می‌توانید مجدد به منبع تغذیه وصل کنید.
بایدها و نبایدهای تمیز کردن دستگاه حضور غیاب:
- استفاده از دستمال میکرو فایبر یا دستمال‌های حوله‌ای نرم و بدون پرز
- استفاده از مواد پاک کننده استاندارد و عدم اسپری مستقیم مواد بر روی دستگاه
- هرگز دستمال خیس(حتی با مواد پاک کننده استاندارد) استفاده نکنید
- تمیز کردن قسمت‌های داخلی دستگاه، باید توسط کارشناس سخت افزار انجام شود
- عدم اسپری مستقیم مواد ضدعفونی کننده بر روی دستگاه
- عدم استفاده از ابزارهای زبر و خشن همچون برس یا پد‌های پاک کننده
دستگاه‌های ساعت زن اثر انگشتی از جمله دستگاه‌های کنترل مدیریت تردد با سطح بالای دقت و امنیت هستند که به دلیل قیمت مناسب نسبت به نمونه‌های تشخیص چهره و اسکن کف دست از محبوبیت بالایی برخوردار هستند. با رعایت نکات ذکر شده در این راهنما که به همت کارشناسان شرکت نانوتایم تهیه شده، می‌توانید از این دستگاه‌ها به بهترین نحو استفاده کرده و بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهید.