یک نرم افزار مطب خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

نرم افزار مطب یک برنامه برای ثبت و ذخیره اطلاعات بیمار، با سطح امنیت بالا است که به پزشک یا منشی مطب در مدیریت انجام فرآیندهایی مثل نسخه‌نویسی، نوبت‌دهی، مشاوره، دسترسی به پرونده و… کمک می‌کند. نتیجه استفاده درست از این نرم افزارها در درجه اول افزایش سرعت کار و در درجه دوم ایجاد سهولت در فرآیند پذیرش بیمار و در نتیجه، افزایش درآمد است.

در این شکی نیست که استفاده از نرم‌افزارهای مطب، در این دوره از زمان، برای هر کلینیک و مطبی ضروری است. چون می‌تواند به تنهایی کیفیت ارائه خدمات به بیماران را به شدت بهبود بخشیده و با ذخیره‌سازی تمامی اطلاعات در یک مرکز، باعث افزایش کارایی کلینیک شود.

یک نرم‌افزار مطب خوب دارای چند ویژگی اصلی است. مهمترین این ویژگی‌ها عبارتند از:

• امکان نوبت‌دهی آنلاین

در سال جدید، امکان نوبت‌گیری آنلاین برای بیماران، یکی از ضروری‌ترین خدماتی است که باید توسط پزشکان و مراکز خدمات درمانی، ارائه شود. چون گاهی اوقات، منشی پزشکان به حدی مشغول هستند که امکان پاسخ‌دهی و ثبت نوبت برای تک تک بیماران را به صورت تلفنی عملا ندارند. حتی اگر چنین وقتی را هم در اختیار داشته باشند، امکان رزرو نوبت به صورت آنلاین، کمترین انتظاری است که بیماران از یک مرکز درمانی معتبر دارند. این امکان، موجب می‌شود که اولا تعداد مراجعین جدید افزایش یافته و کارکنان بخش پذیرش فرصت بیشتری برای ارائه خدمات با کیفیت به بیماران داشته باشند. از سوی دیگر، با این روش می‌توانید بررسی کنید که نوبت‌دهی از چه طریقی انجام شده است.

• ثبت الکترونیکی سوابق پزشکی بیماران

ثبت اطلاعات و سوابق بیمار به صورت الکترونیکی، کار را بسیار راحت‌تر کرده است. از سال 2016 تا کنون بیش از 96% بیمارستان‌ها این امکان را پیدا کرده‌اند. این سیستم به شما امکان می‌دهد که تمامی اطلاعات مربوط به هر بیمار را در یک مکان ذخیره کرده و هر زمان که خواستید بتوانید به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

چنانچه اطلاعات پزشکی بیماران به صورت فیزیکی و داخل پرونده‌های کاغذی ثبت شود، احتمال آن وجود دارد که گم شده، آسیب ببیند و یا اطلاعات آن سهوا تغییر کند. بنابراین، حفظ و نگهداری سوابق بیماران به صورت آنلاین، با کیفیت بالاتری انجام شده و انتقال این اطلاعات، بین بخش‌های مختلف کلینیک، راحت تر و با سرعت بیشتری انجام خواهد شد. علاوه بر این، دسترسی پزشکان مختلف به پرونده و مشاهده سوابق بیمار با سهولت بیشتری انجام شده و در نتیجه در وقت و هزینه صرفه‌جویی خواهد شد.

• امکان صدور صورتحساب و ارائه گزارشات مالی

شما باید بتوانید که کلیه فرآیندهای مالی مربوط به هر بیمار را، مثل بدهی‌های معوقه، با چند کلیک ببینید. همچنین این نرم‌افزار باید دارای محدودیت در دسترسی باشد و فقط به کارکنان مجاز، اجازه مشاهده اطلاعات مالی را بدهد. نهایتا این نرم‌افزار باید بتواند با نرم‌افزارهای حسابداری مورد استفاده نیز همکاری کند تا فرآیند حسابرسی نیز آسان‌تر شود. این ارتباط و تعامل باعث می‌شود که روند تسویه حساب بیماران با سرعت و دقت بیشتری انجام شود و در نتیجه از معطلی و اتلاف وقت مراجعین، به نحو احسن، جلوگیری شود.

• تجزیه و تحلیل و ارائه گزارش

یک نرم‌افزار مطب خوب، باید قابلیت تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه گزارش هم داشته باشد. برای هر پزشکی ضروری است که بتواند داده‌های مهم را بیرون بکشد، آن‌ها را به صورت گزارش درآورد و در فرآیند تصمیم‌گیری خود از آن‌ها استفاده کند. جمع‌بندی درست و اصولی اطلاعات بیمار، باعث می‌شود که دید وسیع و جامع‌تری در برابر چشمان پزشک معالج، قرار گرفته و در نتیجه فرآیند تشخیص و درمان، با کیفیت بالا و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، انجام شود. در صورتی که اطلاعات پراکنده و بعضا ناخوانای پرونده‌هایی که به صورت دستی نوشته می‌شوند، باعث ایجاد سردرگمی و اتلاف وقت بیمار و پزشک معالج می‌شوند.

• امکان طبابت از راه دور

محبوبیت این امکان از سال 2018 رو به افزایش رفت. چون از ابعاد مختلف برای فرد بیمار، دارای مزایای بسیاری است. مثلا اینکه، اگر به هردلیلی نتواند مراجعه حضوری به مطب داشته باشد، با این روش می‌تواند از خدمات پزشکی استفاده کند. از دیگر مزیت‌های آن می‌توان به این مطلب اشاره کرد که بیمار می‌تواند در مدت زمان کوتاهی به پزشک مورد نظر، دسترسی پیدا کند، بدون اینکه معطل شود. نسخ دارویی خود را در کمترین زمان ممکن دریافت و تهیه نماید. این امکان از سوی دیگر موجب جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی بیمار طی روند رفت و آمد شده و تجربه رضایت‌بخش تری در اختیار مراجع قرار خواهد داد.

• امکان مدیریت سرمایه و موجودی

یک نرم‌افزار مطب خوب، باید برای شما امکان مدیریت تمامی اقلام و داروهای ورودی به مطب را، فراهم نماید. به این ترتیب، به راحتی می‌توانید وضعیت انبار را به طور دقیق گزارش کرده و اقلام و داروهای مصرفی را به صورت اتوماتیک ثبت کنید. در نتیجه هرگز با کمبود و نقص در انبار مراجه نخواهید شد و همچنین می‌توانید میزان سود و زیان حاصل از فروش اقلام را به طور دقیق، محاسبه کنید.

• مدیریت ارتباط با بیماران

به کمک این بخش، شما می‌توانید تمامی اطلاعات، تعاملات و سوابق هر بیمار را (مثل: سابقه بیماری، اظهارات بیمار، مشکلات و …) را ثبت و ردیابی کنید. این بخش به شما کمک می‌کند تا بتوانید نحوه ارائه خدمات خود را ارزیابی کنید و از میزان رضایت یا عدم رضایت بیماران اطلاع پیدا کنید. همچنین می‌توانید از طریق ارسال پیامک یا ایمیل، آن‌ها را در جریان آخرین اخبار، قرار دهید. این سیستم به شما کمک می‌کند تا بتوانید نوبت بیماران را به آنان یادآوری نمایید. و در صورت رخداد ناگهانی مثل کنسل شدن نوبت یا تغییر آن، بتوانید در اسرع وقت، بیمار را در جریان قرار داده و مطلع کنید.

• امکان مدیریت حقوق و دستمزدها

این نرم‌افزار امکان ثبت ساعات کاری هریک از کارکنان را به صورت اتوماتیک فراهم نموده و در نهایت به شما گزارش می‌کند که هریک از کارکنان چه میزان فعالیت داشته‌اند. هوشمند بودن این سیستم مانع ایجاد هرگونه تقلب می‌شود و کارفرما را در جریان هرچه دقیق‌تر فعالیت و تلاش کارکنان، قرار می‌دهد.

• امکان ذخیره‌سازی اطلاعات در فضای ابری

وجود این امکان در یک نرم‌افزار، به شما کمک می‌کند تا از هرجایی که هستید، بتوانید به کارتان برسید. و به جای اینکه بابت هرکاری مجبور باشید در محل کلینیک حاضر شوید، بتوانید از طریق موبایل یا کامپیوتر شخصی خود، به هر اطلاعاتی که می‌خواهید دسترسی داشته باشید. به این ترتیب امکان دورکاری نیز به نحو مطلوبی فراهم شده و در صورت پیشامد ناگهانی می‌توانید از راه دور و بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل، به انجام فعالیت خود بپردازید.

در نهایت، استفاده از یک نرم‌افزار مطب خوب، می‌تواند این امکان را برای مرکز ارائه خدمات درمانی فراهم کند که وظایف اداری خود را تا حد امکان ساده کرده، و با اتوماتیک کردن انجام فرآیندها میزان بروز خطا و اشتباهات را به حداقل برسانند. که در نتیجه، تمامی این موارد منجر به ارائه هرچه بهتر خدمات درمانی، به مراجعین گرامی خواهد شد.