مقایسه دستگاههای حضور و غیاب بر اساس بودجه و نیازهای سازمان
دستگاه حضور و غیاب از ابزار کارآمد برای نظارت بر حضور و غیاب کارکنان است که در تمامی سازمانها برای مدیریت منابع انسانی و مالی استفاده میشود. دستگاههای حضور و غیاب انواع گوناگونی دارند که از نظر ویژگیها، قابلیتها و هزینه با یکدیگر متفاوت هستند. سازمانها باید بر اساس نیازهای خود به انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب دست بزنند که یکی از مهمترین الزامات توجه به بودجه است. در مقاله امروز به مقایسه دستگاه حضور و غیاب بر اساس بودجه و نیازهای سازمان میپردازیم تا با آگاهی بهترین تصمیم را بگیرید.
مقایسه جامع دستگاههای حضور و غیاب بر اساس معیارهای فنی و اقتصادی
مقایسه دستگاه حضور و غیاب با توجه به معیارهای فنی و اقتصادی از مسائل مهمی است که سازمانها پیش از خرید دستگاه باید به آن توجه کنند و اولویتهای خود را مدنظر قرار دهند:
1. دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت
یکی از رایجترین انواع سیستمهای حضور و غیاب دستگاه اثر انگشت است که کاربرد زیادی در سازمانها دارد. در این دستگاه به واسطه سنسورهای اثر انگشت و شناسایی الگوی اثر انگشت به شناسایی فرد و ثبت حضور و غیاب آن پرداخته میشود. این دستگاه دقت بسیار بالایی در شناسایی اثر انگشت دارد و به هیچ عنوان امکان تقلب در آن وجود ندارد. دقت و امنیت بالا از ویژگیهای این دستگاه هستند و از معیارهای فنی آن میتوان به امکان شناسایی تعداد بالایی از پرسنل اشاره کرد. قیمت دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی در مقایسه با سیستمهای کارتی کمتر است، اما از سایر دستگاههای بیومتریک قیمت ارزانتری دارد و برای همین مورد توجه سازمانها قرار میگیرد.
2. دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره از فناوری پیشرفتهتری نسبت به دستگاه اثر انگشتی برخوردار است و برای تمام سازمانها بهویژه سازمانهایی که اهمیت زیادی به امنیت میدهند انتخاب ایدهآلی محسوب میشود. این دستگاه قابل تطبیق با نرمافزارهای امنیتی است و میتواند به ارتقا امنیت مجموعه کمک کند. با مقایسه دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و تشخیص اثر انگشت از نظر سرعت ثبت اطاعات متوجه خواهید شد دستگاه تشخیص چهره برای مکانهای پر تردد که پرسنل زیادی دارند انتخاب بهتری است. این دستگاه نیازی به تماس فیزیکی ندارد و به رعایت بهداشت کمک میکند. استفاده از تکنولوژی پیشرفته موجب شده این دستگاه با قیمت نسبتاً بالایی عرضه شود و اگر بودجه محدودی دارید بهتر است به خرید دستگاههای کارتی و اثر انگشت بپردازید.
3. دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه
احراز هویت در این دستگاه مشابه دستگاه تشخیص چهره است با این تفاوت که به جای چهره به شناسایی الگوهای عنبیه پرداخته میشود. سرعت و دقت بالا، امنیت بالا، عدم نیاز به تماس و رعایت بهداشت از مهمترین مزایای این سیستم هستند؛ اما در مقایسه با سایر دستگاهها قیمت بیشتری دارد و معمولا در سازمانهایی استفاده میشود که نیاز به تدابیر شدید امنیتی دارند.
4. دستگاه حضور و غیاب کارتی
برای استفاده از این دستگاه یک کارت هوشمند اختصاصی به پرسنل برای ثبت تردد داده میشود. استفاده از آن بسیار راحت است و نسبت به دستگاههای اثر انگشت و چهره قیمت پایینتری دارد. استفاده از این دستگاه با مشکلاتی مانند امکان گم شدن یا فراموشی کارت و امکان تقلب همراه است.
ارزیابی دستگاههای حضور و غیاب بر اساس بودجه و نیاز سازمانی
ارزیابی دستگاههای حضور و غیاب متناسب با بودجه و نیازهای سازمان در افزایش کارایی و مدیریت زمان تاثیر دارد و کمک میکند تا به انتخاب بهترین دستگاه دست بزنید:
· شناسایی نیازهای سازمان
دستگاههای حضور و غیاب با روشهای گوناگون افراد را شناسایی میکنند که در مبحث قبلی به پرکاربردترین آنها اشاره کردیم. پیش از انتخاب دستگاه روش احراز هویت را تعیین کنید و بر اساس نیازهای خاص سازمان مانند سیاستهای امنیتی یکی از دستگاههای موجود را انتخاب نمایید. هر یک از این دستگاهها از ظرفیت مشخصی برای ثبت اطلاعات تعدادی از کارکنان برخوردار هستند، ظرفیت دستگاه باید متناسب با تعداد کارکنان باشد.
· تعیین بودجه
برای استفاده از دستگاه حضور و غیاب باید هزینه اولیه بابت دستگاه و هزینه نصب و راهاندازی پرداخته شود. همچنین خرید نرمافزارهای اضافی و نگهداری و خدمات پس از خروج از هزینههای دیگری هستند که برای استفاده از دستگاه در ادامه باید پرداخت شود. تمام این هزینهها را باید در نظر بگیرید و متناسب با بودجه خود دستگاه مناسبی را انتخاب کنید. سیستمهای رمزی و کارتی قیمت ارزانی دارند و سیستمهای بیومتریک با توجه به نوع تکنولوژی به کار رفته طیف مختلفی از قیمتها را شامل میشوند. با مقایسه دستگاه حضور و غیاب از نظر قیمت مطابق با بودجه سازمان میتوانید به بهینهسازی منابع مالی کمک کنید. اگر میخواهید هزینههای اضافه بابت تعمیر مداوم و نگهداری دستگاه پرداخت نکنید حتماً به سراغ دستگاههای باکیفیت با عملکرد مناسب بروید. این کار نوعی سرمایهگذاری بلندمدت است و در کاهش هزینههای حضور و غیاب بسیار تاثیر دارد.
· یکپارچهسازی با سایر سیستمها
یکی از مهمترین نیازهای سازمانهایی که از سیستمهای گوناگون مانند سیستم مدیریت منابع انسانی و محاسبه حقوق و دستمزد استفاده میکنند. تهیه دستگاه حضور و غیاب با قابلیت یکپارچهسازی است، این ویژگی باعث میشود منابع انسانی و مالی به راحتی مدیریت شوند و بتوان در زمان سریعتر دستمزد و حقوق کارکنان را محاسبه و پرداخت کرد.
تاثیر انتخاب سیستم حضور و غیاب در بهرهوری و رضایت کارکنان
افزایش بهرهوری و رضایت کارکنان از تاثیرات مثبت در انتخاب سیستم حضور و غیاب مناسب است و تاثیرات زیر را به دنبال دارد:
مدیریت بهینه زمان
دستگاههای حضور و غیاب دارای قابلیت تجزیه و تحلیل دادهها هستند و با شناسایی الگوها به مدیران کمک میکنند تا با برنامهریزی صحیح پروژهها را زمانبندی کنند.
افزایش شفافیت و رعایت انصاف
سیستمهای کنترل تردد مبتنی بر قوانین کار فعالیت میکنند که باعث رفع تبعیض و اختلاف میان دادهها میشود و کارکنان از ثبت بیطرفانه دادههای حضور و غیاب مطمئن خواهند شد. ساعت کاری و اضافه کاریها به طور خودکار و با دقت بالا ثبت میشوند و اعتماد پرسنل به سازمان افزایش خواهد یافت.
بهبود ارتباطات و هماهنگی
سیستمهای حضور و غیاب به ابزارهای ارتباطی یکپارچه تجهیز شدهاند که باعث بهبود ارتباطات و هماهنگی میان پرسنل و مدیریت میشود. کارکنان از این طریق میتوانند درخواستهای خود مانند مرخصی را ثبت کنند و توسط مدیران به سرعت تایید یا رد میشوند.
بهینهسازی فرایندهای پرداخت
با یکپارچهسازی سیستمهای حضور و غیاب با نرمافزارهای مالی روند فرایندهای پرداخت آسان میشود. به این صورت حقوق و دستمزد کارکنان به طور دقیق محاسبه و بهموقع واریز میشود.
سخن پایانی
مقایسه دستگاه حضور و غیاب بر اساس معیارهای فنی، اقتصادی و متناسب با نیازهای سازمان کمک میکند تا مدیران بتوانند به انتخاب بهترین دستگاه دست بزنند و تصمیمات بهتری برای مدیریت منابع انسانی و بهبود بهرهوری اتخاذ کنند. حتماً پیش از خرید هر نوع دستگاه حضور و غیاب ویژگیها، قیمت و قابلیتهای آن را بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که میتواند نیازهای سازمان شما را برآورده کند. فروشگاه اینترنتی فراتکنو به عرضه انواع دستگاه حضور و غیاب با قیمت مناسب و تضمین کالا در سراسر کشور میپردازد.