یکی از وظایف بسیار مهم هر حسابدار در هر رده و جایگاه شغلی، نگهداری از اطلاعات مالی کسب‌وکارها است. سند حسابداری نیز از مهم‌ترین ابزارهایی به‌حساب می‌آید که با بهره‌گیری از آن می‌توان اطلاعات مالی را ثبت و نگهداری نمود. به همین جهت اهمیت دارد تا هر فرد علاقه‌مند به علم حسابداری که قصد دارد در این شاخه فعالیت داشته باشد به‌خوبی بداند سند حسابداری چیست و با نحوه‌ی ثبت آن آشنا باشد. همچنین بتواند اسناد مربوطه را برای مدیران ارشد کسب‌وکارها دسترس‌پذیر نماید.

تعریف سند حسابداری

به سند حسابداری، سند مالی نیز می‌گویند. معمولاً افرادی که به‌عنوان حسابدار مشغول فعالیت هستند به‌خوبی می‌دانند سند حسابداری چیست و با کاربردهای آن آشنا هستند اما افرادی که به‌تازگی شروع به یادگیری دانش حسابداری کرده‌اند ممکن است با این ابزار کاربردی آشنایی کمتری داشته باشند. قبل از تعریف سند حسابداری، نیاز است تا در مورد واژه‌ی سند در علم حسابداری صحبت کنیم.

سند شامل برگه‌های فیزیکی یا صفحات مجازی که اطلاعات در آن به ثبت رسیده است، دسته‌بندی و بایگانی می‌شوند. سند حسابداری برگه یا صفحه‌ای است که رویدادهای مالی کسب‌وکارها در آن به ثبت می‌رسند. در هر نوع سیستم حسابداری سند وجود دارد و بخش جدایی‌ناپذیر از شغل حسابداری محسوب می‌شود. تنها با بررسی اسناد مربوطه است که حسابداران، مدیران و استراتژیست‌ها می‌توانند به رویدادهای مالی دسترسی و برای آنها برنامه‌ریزی داشته باشند.

مراحل ثبت سند حسابداری چیست؟

ثبت سند به معنای ورود اطلاعات مالی در چهارچوبی استاندارد و قابل‌فهم است. اسناد حسابداری معمولاً طبق مدارک خرید، فروش، فاکتورهای صادر شده، رسیدها، قبض‌ها و سایر موارد نوشته می‌شوند. پس از نوشته شدن، نیاز است تا سند مربوطه توسط مدیر و یا مسئول مجموعه مورد تأیید قرار گیرد. پس از تأیید نیز سند موردنظر وارد دفتر روزنامه و یا بخش‌های مربوطه در نرم‌افزارهای تخصصی خواهد شد. مراحل بالا را می‌توان این‌گونه نیز نمایش داد:

• نوشتن سند
• تأیید توسط مدیران
• ثبت سند

ویژگی‌های سند حسابداری

یکی از مباحث بسیار مهمی که آموزش 0 تا 100حسابداری در اصفهان روی آن تمرکز دارد تدریس در مورد ویژگی‌ها و سایر جزئیات اسناد حسابداری است. ازجمله ویژگی‌های سند حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

حساب‌ها: میزان بدهی‌ و طلب‌ مجموعه در دسته‌بندی حساب قرار داده می‌شوند.

ثبت تاریخ: نوشتن رویدادهای مالی بدون تاریخ دقیق آنها هیچ ارزشی ندارد. هر فرایند مالی دارای تاریخ مشخصی است که باید در سند حسابداری به ثبت برسد.

شماره‌: هر سند حسابداری دارای شماره‌ی مخصوص به خود است. از شماره‌ها جهت چینش اسناد استفاده می‌شود.

پیوست: مدارکی که حسابداران از آنها برای نوشتن اسناد حسابداری استفاده می‌کنند، پیوست هستند. شاید این سؤال پیش آید که جنس پیوست در سند حسابداری چیست؟ قبض‌، رسید، چک و حواله هم به‌صورت فیزیکی و هم فایل ضمیمه در ثبت کامپیوتری مورداستفاده قرار می‌گیرند.

جمع نهایی: حاصل جمع ستون بدهی‌ها و طلب در زیر آن ستون نمایش داده می‌شود. اگر حاصل جمع بدهی و طلب مجموعه با هم برابر شود، سند تراز شده است.

آشنایی با آرتیکل

کدی که در سند حسابداری به‌عنوان بدهکار و یا طلبکار ثبت شود، آرتیکل نام دارد. در هر سند حسابداری باید حداقل 2 آرتیکل وجود داشته باشد.

نقش آرتیکل در سند حسابداری چیست؟

حاصل جمع آرتیکل‌های ثبت شده در ستون بدهکار و طلبکار باید با یکدیگر برابر شوند تا سند حسابداری  تراز گردد. اگر به هر دلیلی سند تراز نشود، ذخیره نشده و در گزارش‌های مالی مورداستفاده قرار نمی‌گیرد. کد حساب، شرح آرتیکل و مبالغ مربوطه، همگی از اجزای اصلی آرتیکل به‌حساب می‌آیند که وجود آنها جهت ثبت و پیگیری سند ضروری است.

کاربردهای سند حسابداری

بهترین آموزشگاه حسابداری اصفهان در مجموعه مباحث آموزشی خود مبحث سند حسابداری را به طور کامل گنجانده است. زیرا بخش عمده‌ای از وظایف حسابداران به ثبت‌ اسناد دقیق و استاندارد برمی‌گردد. کاربرد تخصصی ثبت سند در حسابداری این است که از بروز خطا هنگام ثبت دفتر روزنامه جلوگیری کند.

هدف سند حسابداری چیست؟

فراموشی و ایجاد ابهام در رویدادها، مفقود شدن، احتمال دست‌کاری و جعل مدارک مالی از جمله معضلاتی هستند که با ثبت سند حسابداری می‌توان از بروز آنها به بهترین شیوه جلوگیری نمود. همچنین ثبت ‌اسناد موجب افزایش کیفیت در نگهداری و دسترسی بهتر به مدارک نیز می‌شود.  بسیاری از امور مالی مانند مالیات بر ارزش‌افزوده، حسابرسی مالی، گزارش‌نویسی و غیره باتوجه‌به اسناد ثبت شده مورد رسیدگی قرار می‌گیرند. وجود نقص در هریک از اسناد ثبتی موجب اعمال قانون مجموعه‌ی موردنظر خواهد شد.

انواع اسناد حسابداری

بهترین آموزش حسابداری اصفهان شامل مباحثی است که شما را با انواع مختلف اسناد حسابداری آشنا و توضیحات کامل در مورد آنها ارائه ‌کند. انواع سند حسابداری در دسته‌بندی زیر قرار می‌گیرند:

دسته‌بندی باتوجه‌به آرتیکل:

• ساده
• مرکب

دسته‌بندی باتوجه‌به نوع رویداد:

• اسناد افتتاحیه
• اختتامیه
• عمومی
• ثبت در سیستم
• اسناد مربوط به بسته‌شدن حساب‌ها

آموزش نحوه‌ی ثبت سند حسابداری

حال که می‌دانید سند حسابداری چیست و با انواع آن نیز آشنا شده‌اید بهتر است در مورد آموزش آن در آموزشگاه حسابداری اصفهان نیز بدانید. برای ثبت‌اسناد مالی در هر مجموعه لازم است تا مراحل زیر طی شوند:

• تعریف رویداد مالی جدید
• تهیه‌ی مدارک مربوط به رویداد مالی تازه
• بررسی جزئیات
• نوشتن سند
• چاپ سند
• تأیید سند توسط مدیران
• ثبت در دفتر روزنامه

همچنین امکان آموزش ثبت ‌اسناد به دو صورت دستی و یا با استفاده از نرم‌افزار نیز وجود دارد.